“L’agente ci chiede copia di tutte le fatture: siamo tenuti ad inviargliele?”

L’azienda ha in effetti dei precisi OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E DI DOCUMENTAZIONE nei confronti dei propri agenti di commercio per metterli nella condizione di adempiere al meglio al loro incarico e di esercitare il loro diritto alla remunerazione.

A monte deve mettere a disposizione dell’agente la documentazione e i materiali relativi ai beni da trattare: listini prezzi, politiche di vendita, campioni, cataloghi.

Deve poi fornire anche le informazioni necessarie per lo svolgimento della sua attività, indicando i tempi di consegna della merce ed eventuali ritardi previsti nella produzione.

Qualora ci si attendano delle variazioni delle operazioni commerciali, con diminuzioni nei quantitativi di produzione, è richiesto che l’agente ne sia messo a conoscenza entro un tempo congruo, per regolarsi circa le quantità di prodotto che possano essere consegnate ai clienti in tempi ragionevoli.

Oppure se l’azienda ha pianificato un lancio di nuovi prodotti, è corretto che l’agente ne sia messo a conoscenza: potrebbero esserci problemi di concorrenza con eventuali altri mandati e potrebbe trovarsi nella condizione di dover fare delle scelte. Il contratto di agenzia potrebbe prevedere un’estensione automatica anche ai nuovi prodotti oppure viceversa che i nuovi prodotti non vengano assegnati all’agente a meno di una pattuizione specifica !

 

Una volta che l’agente avrà inviato gli ordini, dovrà essere informato in tempi ragionevoli dell’accettazione o del rifiuto o della mancata esecuzione dell’affare. Attenzione però, il contratto potrebbe già stabilire a monte che decorso un determinato lasso di tempo, l’ordine si intenda accettato o viceversa rifiutato !

L’azienda poi è tenuta a dare all’agente le informazioni che riguardano il compenso per l’attivitàpromozionale svolta: l’azienda dovrà inviare all’agente un estratto conto delle provvigioni dovute al più̀ tardi l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre nel corso del quale esse sono state acquisite. Non solo, è tenuta a fornire anche tutte le informazioni necessarie per la verifica dell’importo delle provvigioni liquidate (copia delle fatture inviate direttamente ai clienti  e addirittura estratto dei libri contabili).

Al fine di azzerare rischi connessi al mancato rispetto dei vostri obblighi informativi, possiamo verificare insieme a voi il vostro caso specifico o rispondere ai vostri dubbi a riguardo.

Dott.ssa Amadio Rosaria